혁신·창의성 향상, 수평적 조직문화 조성으로 행자부 정부3.0 실적 평가 1위 영예
개인좌석·개인PC·개인전화기·프린터 없고, 협업·업무집중공간·개인전화부스 등 생겨
고정좌석제 대신 팀장·팀원 유연좌석제… 데스크톱 가상화·클라우드 프린팅 등 도입
북카페·휴게공간 등 마련 언제나 자유롭게 토론, 이야기하는 소통문화 정착 큰 도움

	▲ 유연좌석제 도입으로 자유롭게 근무중인 직원들 모습.

최근 들어 스마트오피스(Smart Office)가 관심을 불러 일으키고 있다. 스마트오피스는 선진 IT기술과 기기의 융합을 통해 고정된 근무 장소에서 일하는 방식을 탈피해 언제 어디서나 효율적으로 일할 수 있어 업무생산성을 획기적으로 향상할 수 있는 일터 형태이다.

한국동서발전(사장 김용진)은 임직원 간 소통과 협력을 높여 수평적 기업문화를 조성하고 창의적 발상을 자극하는 사무공간을 만들기 위해 공기업 최초로 스마트오피스를 전격 도입해 운영중에 있다.

동서발전은 부서 간, 개인 간 칸막이를 제거해 기존의 고정좌석제 대신 팀장 및 팀원의 유연좌석제를 운영하고 이를 위해 △데스크톱 가상화 △유무선 통합전화 △클라우드 프린팅 시스템을 구축했다.

스마트워크 도입의 주요 내용을 보면 우선 스마트오피스 구현을 위한 선진 IT기술 및 기기 융합을 통해 개인 PC, 전화, 프린터가 사라졌으며 VDI PC, FMC 폰, 클라우드 프린팅 시스템(Cloud Printing System)을 도입했다,

‘VDI PC’는 중앙에서 가상화로 동작하는 서버의 자원을 활용해 사용자별로 가상의 데스크탑과 데이터 저장공간을 제공하는 솔루션으로, 특히 해킹의 위험으로부터 안전하며 데이터 유출을 원천 봉쇄 가능하다. 또 ‘FMC 폰’은 평소에는 이동통신망을 사용하고 와이파이 존(Wi-Fi Zone)에서는 무선인터넷을 통해 음성전화를 사용, 책상위 유선 전화기를 휴대폰으로 대체 가능하다. 이와 함께 ‘클라우드 프린팅 시스템(Cloud Printing System)은 ‘클라우드 프린팅 서비스(Cloud Printing Server)’로 인쇄를 보내면 회사내 어떤 프린터에서든지 출력물을 인쇄할 수 있는 시스템이다.

동서발전은 이와 함께 사옥 내의 풋살경기장, 야외음악당, 농구장, 야외분수대, 테니스장, 강당 등 문화·체육시설을 시민에게 개방해 지역주민과의 벽을 허물기도 했다.

동서발전은 나아가 사회 전반에 스마트워크 인식 확산과 정착에 기여하기 위해 공공기관·학교·언론사·민간 기업 등을 대상으로 스마트워크 벤치마킹을 적극 유치하고 있다.

동서발전은 이러한 노력의 결과로 지난 5월 행정자치부가 116개 공공기관을 대상으로 한 정부3.0 추진실적 평가에서 1위에 오르기도 했다.

이에 앞서 지난해 12월에는 ‘2015 스마트워크 우수사례 공모전’ 시상식에서 공공기관 부문 스마트워크 최우수기관으로 선정돼 행정자치부 장관상을 수상했다. 동서발전은 사무실 칸막이 제거 및 기존 틀을 깬 창조적 공간배치와 팀장을 포함한 전 직원의 유연좌석제 시행, 데스크톱 가상화 및 사내전화 모바일화, 자유로운 소통과 정보공유를 위한 북카페 개설 등으로 개방과 소통 수준을 크게 향상시킨 점이 높이 평가된 것으로 알려졌다.

김용진 동서발전 사장은 “스마트오피스를 도입하면서 부장과 직원의 자리 구분을 없애고, 칸막이와 복도, 서류뭉치와 전화기 등 많은것들을 없앴으며, 그 대신 업무효율, 직원간의 이해와 소통, 수평적 협업문화가 새로 생겨났다”며 “앞으로도 유연하고 수평적인 회사 문화를 만들기 위해 노력할 것이며 나아가 국민행복에 기여할 수 있는 서비스를 지속적으로 시행해 정부3.0의 선도적 롤모델 역할을 해 나가겠다”고 말했다.

스마트오피스 개념
조직단위의 사무실 배치가 아닌 일하는 기능별 사무실배치로 협업과 소통이 가능한 창의적 사무공간이다. 고정된 근무 장소에서 정해진 근무시간에 따라 일하는 방식 대신, 선진 IT기술과 기기들을 융합해 언제(Any time) 어디서나(Any place) 효율적으로 일할 수 있어 업무생산성을 더욱 향상시킬 수 있는 일터가 된다.
동서발전이 스마트오피스를 도입하게된 것은 임직원 간 소통과 협력을 높여 수평적 기업문화를 조성하고 창의적 발상을 자극하는 사무공간 필요하다는데서 시작됐다. 비효율적이고 고정된 사무공간에서 탈피해 언제 어디서나 효율적으로 일할 수 있도록 하여 업무생산성 향상에 힘쓴다는 전략이다.

스마트오피스의 주요 특징
먼저 개인 좌석이 없고, 개인 PC가 없으며, 개인 전화기와 팀별 프린터도 없다.

반면 협업공간이 자리하고, 업무집중공간이 생겼으며, 개인전화부스가 있고 휴게공간이 마련됐다.

스마트오피스 도입 전에는 비효율적이고 정돈되지 않은 사무공간과 회의공간 및 휴게공간이 부족했으며 협업의 어려움 없지 않았다.

	▲ 북카페에서 자유롭게 독서를 하는 직원들 모습.

그러나 스마트오피스 도입 이후에는 열린 공간과 다이나믹한 업무환경, 자유로운 좌석배치(1인용, 2-3인용 등 다양하고 심플한 책상배치, 유연좌석제 적용)가 가능해 졌으며 팀내 회의탁자, 부서간 칸막이 불필요함에 따라 다양한 회의실이 생겨나게 됐다.

또 효율적인 공간 활용(다양한 공간)이 가능해 졌으며 개인사물함 제공으로 노트북, 개인 사무용품을 보관한다. 특히 업무집중공간 제공으로 조용한 공간에서 업무에 집중할 수도 있으며 쾌적하고 자유로운 창의·휴게공간도 제공됐다.

아울러 환경친화적 공간으로 층당 1-2대 복합 프린터기 등 OA Zone 설치하고, 휴일·야간근무 층을 운영하는 한편 통합 분리수거함을 설치, 운영 에너지 절약에도 동참하고 있다.

스마트오피스는 무엇보다 유연좌석제를 운영한다는 점이다. 이에　따라 개인좌석은 없으며 고정된 근무 장소에서 정해진 근무시간에 따라 팀별로 일하는 근무방식 대신 언제(Any time) 어디서나(Any place)효율적으로 일할 수 있게 됐다.

기존 팀별 수직적인 책상 배열이 없고 칸막이가 없으며 자율좌석에서 업무 수행함에 따라 개인 책상위에 각종 서류들과 필요 없는 일상적인 물건들은 모두 사라진다. 또한 타부서와 협업이 필요할 때는 각종 서류를 들고 층간 또는 팀간 이동할 필요 없이 협업공간에 자리 잡고 근처에 있는 PC에 각자의 사번 및 비번을 입력해 필요정보를 불러내어 업무를 진행하면 된다.

데스크탑가상화(VDI Virtual Desktop Infra), 개인PC도 없다.

	▲ 스마트오피스 유연좌석제를 도입 한 후 근무중인 직원들 모습.

사무실 어느공간에 가더라도 중앙컴퓨터에 있는 자료를 PC로 로드 가능하며, PC의 본체가 없으므로 본체에서 발생하는 기기열과 각종 전선이 사라진다. 또 문서를 보관하는 서류함도 없으며 이러한 공간을 활용해 휴게공간과 업무집중 공간 등을 만들어 냈다. 중앙에서 자료를 일괄 관리하므로 해킹으로부터 안전하다. 야근 시에도 소수인원이 사무실 전체 불을 켜고 근무하며 에너지를 낭비하는 비효율적인 형태에서 벗어나 지정된 층을 이용해 업무를 볼 수 있다.

유무선 통합전화(FMC : Fixed Mobile Convergence), 개인 전화기도 없다.

개인 휴대폰에 앱을 설치해 대내외 전화는 모두 개인휴대폰 으로 연결된다. 기존 책상위에 있던 전화기는 모두 사라지고 언제 어디서든 휴대폰만 있으면 대내외 고객과 통화가 연결된다.

클라우드 프린팅(Cloud Printing)으로 팀별 프린터가 없다.

팀별 유선으로 연결돼 있던 수많은 프린터와 복사기는 모두 사라졌다. 작업하던 PC에서 인쇄를 보내면 크라우드 프린팅 서버에서 저장되어 사무실 어디에서든지 출력물을 인쇄할 수 있다. 각종 보고서 및 출력물을 들고 사무실을 이동하는 불편함이 없어진 것이다

협업공간은 각 층에 2~3개씩 마련돼 있으며 원탁, 탁자, 쇼파 등 자유스럽게 토론이 가능한 공간으로 타부서와의 업무소통 공간으로 활용된다.
업무집중공간도 각 층의 외벽쪽에 위치하며 중요문서를 작성하거나 타인의 방해를 받지 않고 집중적으로 업무를 볼 수 있도록 별도의 공간을 마련했다.
개인전화부스 및 휴게공간도 자리한다. 각 층에 개인전화부스를 설치해 업무 외적인 통화 등을 할때 개인프라이버시를 보호해주고 휴게공간을 마련해 소통의 공간을 확보했다.

	▲ 스마트오피스 유연좌석제를 도입 한 후 근무중인 직원들 모습.

스마트오피스 도입 후 변화
우선 업무생산성이 향상됐다.

유연좌석제를 도입해 고정좌석이 아닌 자유로운 좌석배치로 직원들이 협업과 소통을 통해 혁신적이고 창의적으로 일할 수 있게 됐으며, 클라우드 컴퓨팅 시스템을 통해 언제 어디서나 근무할 수 있는 환경이 구현됐다. 또 유무선 통합전화 시스템을 구축해 책상 위 전화를 없애고 개인 휴대폰과 사내전화를 연계해 국민과 24시간 소통할 수 있도록 채널을 마련했다.

소통과 협업 문화 정착에도 도움이 되고 있다.

부장과 직원 자리의 구분이 없어지고 개인 칸막이는 물론 부서간 칸막이도 사라져 직원과 상사, 직원과 직원간의 소통과 협업이 가능해진 것이다. 또 북카페, 층별 휴게공간 등을 마련해 언제나 자유롭게 토론하고 이야기하는 소통문화 정착에도 큰 도움이 되고 있다.